Opinie klientów wskazują, że jednym z bardziej frustrujących i obniżających rangę pracy agencji badawczej czynników są banalnebłędy i literówki. Tego typu uchybienia silnie kontrastują z raportami firm konsultingowych, które budują wartość swych opracowań także w fazie sprawdzania i korekty.
Błędy i literówki w raportach to teoretycznie problem tak trywialny i nieistniejący, że poruszanie go tutaj może
wywołać lekceważący uśmiech na twarzy czytelnika – po co się tym zajmować? Nic bardziej błędnego.
„Jesteście niechluje!!! (literówki, błędy ortograficzne, krzywe wklejanie, brak jednolitego layoutu, za dużo kolorów, niepotrzebne ilustracje”
– szef zespołu badawczego w firmie FMCG
Dość często klienci zmagają się z niechlujstwem badaczy. Literówki, błędy w opisach wykresów czy niegramatyczne zdania – to smutna codzienność odbiorców raportów. Wstyd. Tymczasem wstydzą się nie badacze, ale ich klienci, gdy rozpowszechniają raporty z błędami.
„Nie po to kończyłem studia i tyle lat pracuję w tej firmie, żeby poprawiać za was literówki i wygląd slajdów”
– szef zespołu badawczego w koncernie energetycznym
Być może komuś wydaje się, że nie forma się liczy, a treść raportu – odkrycie, ważny wniosek wysnuty z danych czy przełomowa rekomendacja. Jednak głupie błędy potrafią zabić najlepszy wniosek, najbardziej trafną rekomendację czy najsprawniej przebiegającą prezentację. Klienci nienawidzą takich błędów, bo ich ośmieszają. Często zaciskają zęby i sami je poprawiają. I nie zlecają już nieporządnym badaczom kolejnych projektów.
„Mam wrażenie, że badacze nie czytają tego, co napisali, że nikt po nich nie sprawdza”
– doradca z agencji strategicznej
Jeszcze kilka lat temu mogło wyglądać to inaczej – mniej projektów naraz, więcej czasu na napisanie raportu, sprawdzenie i poprawienie błędów. Dokumenty trafiały do klientów w formie drukowanej, co pewnie też zobowiązywało do większej dyscypliny.
Dziś rzeczywistość jest inna:
- badacz pracuje intensywniej, nad wieloma rzeczami naraz, a na sprawdzenie wyprodukowanego właśnie dokumentu często nie wystarcza mu czasu
- pracuje sam i nie zauważa swoich błędów, a potem e-mailem wysyła taki materiał do klienta
- pisze najkrócej jak się da, bo to już nie czasy długich opracowań – więc nierzadko wychodzą mu zdania niegramatyczne i w fatalnym stylu
- nie sprawdza pisowni w prezentacji, bo spellchecker działa gorzej niż w Wordzie
- myli opisy wykresów, wielkości prób czy wkleja niewłaściwe dane
„Niech zdania będą po polsku napisane. Mam taką agencję, która tyle błędów robi… tragedia”
– kierownik działu badań rynku w firmie FMCG
Czas by to zmienić, bo szkoda niejednokrotnie ciężkiej pracy włożonej w przygotowanie raportu. Żal trafnych wniosków i dobrych rekomendacji zabitych przez słabą formę. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc uchronić raporty od błędów. Należy:
- przed wysłaniem raportu do klienta dać raport do sprawdzenia innej osobie. Taka osoba łatwiej i szybciej wyłapie błędy, których autor nie zauważy. Zobaczy literówki, zwróci uwagę na powtórzenia czy zdanie, które nie bardzo ma sens. Dostrzeże niekonsekwencję w opisie wykresu, błędną etykietę albo opis próby, który jest źle skopiowany z poprzedniego slajdu
- zwrócić uwagę na trywialne niby błędy osobom, które przygotowują część materiału. Bez tego nic się nie zmieni i dalej klienci będą narzekać na niechlujstwo badaczy
- nie nadużywać badawczego slangu – język w raporcie ma być poprawny i prosty, ale nie zbyt potoczny
- pisać krótko i zwięźle, ale gramatycznie i stylistycznie – teksty w raportach to nie e-maile czy wpisy na fejsie!
- dbać o estetykę i konsekwencję formy w raporcie – taki dokument łatwiej się czyta
- sprawdzać pisownię – aby nie narażać się na śmieszność i niezadowolenie klienta
Błędy i literówki w raportach
badawczych to poważny
problem dla ponad 30%
klientów.
„Raport przed wysłaniem do Klienta powinien być wnikliwie sprawdzony, aby nie zawierał
błędów i literówek.”
N=273 klientów, kwiecień 2012 r.
- Wymaga znaczącej poprawy
- Wymaga niewielkiej poprawy
- Jest obecnie na odpowiednim poziomie
Pamiętaj o:
- Odpowiednim zaplanowaniu etapów pracy nad raportem – tak, aby na końcu był czas na sprawdzenie go przez inną osobę i poprawienie błędów – bez tego żaden raport nie powinien zostać wysłany do klienta!
- Niemówieniu klientowi, że raport jest sprawdzony i nie zawiera błędów, jeśli nie jest się tego pewnym w 100% – jeśli klient odkryje jednak jakieś niedociągnięcia, traci się wiele w jego oczach.
