Twórcy raportów często zapominają, że ich opracowania są szatkowane i dzielone na mniejsze fragmenty w procesie przepływu informacji w organizacji klienta. Dobry raport to taki, którego każda część jest samowyjaśnialna i nie każe klientowi bez przerwy kartkować całe opracowanie.
„Raptem 10% badań dla moich klientów wewnętrznych spełnia moje oczekiwania, standardy i jestem w stanie w ciągu krótkiego czasu wywnioskować, o co chodziło w badaniu (max 5 minut)”
– przedstawiciel wyższej kadry menedżerskiej („klient wewnętrzny”) w firmie telekomunikacyjnej
Z raportem jest jak z wierszem: gdy po napisaniu włoży się go do szuflady, nikt się czepiać nie będzie. Gdy jednak zostanie opublikowany, można śmiało oczekiwać lawiny komentarzy. Rzecz jednak nie w tym, aby tych komentarzy było jak najmniej (każdy feedback to dobry feedback), ale aby jak najmniej było pytań, wątpliwości i nieporozumień. To naprawdę pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Jak zatem zaoszczędzić czas? o czym pamiętać? Czy bez wyjątku każdy slajd powinien być „samowyjaśnialny”? Tak. Tylko wtedy, gdy przyjmie się takie założenie, uniknie się wielu błędów i nieporozumień, na które natrafiają agencje (mniejsza z tym) i klienci (o zgrozo!), czytając raporty z badań. Każdy slajd powinien być samowyjaśnialny, czyli wyjmując go z prezentacji czytelnik powinien go szybko zrozumieć i przyswoić bez konieczności szukania dodatkowych informacji na innych slajdach. Oto kilka reguł, jakimi rządzi się slajd:
- łatwiej się czyta, gdy jest pisany jednakowym rodzajem czcionki i taką samą jej wielkością (najlepiej przez cały raport)
- na slajdzie powinny – w miarę możliwości – znaleźć się następujące informacje:
- tytuł badania z informacją dla kogo i kiedy zostało przeprowadzone
- wielkość próby, na której badanie zostało oparte oraz – tam, gdzie to konieczne – wielkość próby, dla której przedstawiono wyniki
- pytania z kwestionariusza, na które odpowiedzi znajdujemy na slajdzie
- tytuł slajdu – jego zadaniem jest przyciągnięcie uwagi osoby, która go ogląda (np. „Gdzie polscy internauci szukają informacji o produktach?” brzmi nieco lepiej niż „Co trzeci Polak (64%) z dostępem do internetu szuka informacji o produktach i usługach wśród znajomych i rodziny”)
- wykres, tabela lub zestawienie danych powinny być jednakowe graficznie (1 lub 2 kolory w zupełności wystarczą, jednolita czcionka, podkreślenia, pogrubienia lub italiki stosuje się do zaznaczenia rzeczy najistotniejszych)
- uwaga na liczbę znaków na slajdzie! Warto trzymać się dwóch zasad: opis slajdu powinien składać się z: odpowiedzi na pytanie zawarte w tytule, wyjaśnieniu w 1–2 krótkich zdaniach, dlaczego ta odpowiedź jest prawdą
- zdjęcie (koniecznie wysokiej rozdzielczości i na temat!) z jedną daną i kilkoma (dosłownie) słowami w zupełności wystarczą do zapełnieniaslajdu
- stosowanie zdjęć i niewielkich grafik (np. logotypy) w prezentacji wysyłanej lub pokazywanie danych kontekstowo to dobry pomysł, ale wskazany jest umiar
„Patrzę na slajd i wiem, o co chodzi”
– przedstawiciel wyższej kadry menedżerskiej w globalnej firmie z branży technologicznej
Celem slajdu jest przekazanie jednej konkretnej informacji. Poza slajdami dzielącymi oraz pierwszym, ostatnim i z agendą, nie ma slajdów przejściowych – jeśli slajd niczego nie wnosi do prezentacji, to znaczy, że jest zbędny. Inną kwestią jest dobre osadzenie slajdu w kontekście, czyli tzw. historii w raporcie. Slajd o źródłach wiedzy o produktach i usługach lepiej wygląda w dziale „Źródła wiedzy” niż „Metodologia badania” lub „Produkty kupowane przez internautów”. i choć za raport raczej rzadko dostaje się nagrodę Nike, to często równowartość tej nagrody pokrywa koszt całego projektu. Klientowi należy przekazać spójną, zamkniętą i przekonującą historię, wykorzystując w tym celu równie spójne, zamknięte i przekonujące dowody na pojedynczych slajdach.
„Mów takim językiem, jakbyś rozmawiał z kumplami, tylko wykreśl przekleństwa”
– złota zasada szkolenia dziennikarzy w jednej z telewizji informacyjnych
37% klientów uważa,
że raporty badawcze są zbyt
rozwlekłe
„Raport powinien być treściwy, konkretny, skondensowany – dzięki temu czas potrzebny na zapoznanie się z wynikami badania będzie
ograniczony do minimum.” N=273 klientów,
kwiecień 2012 r.
- Wymaga znaczącej poprawy
- Wymaga niewielkiej poprawy
- Jest obecnie na odpowiednim poziomie
Pamiętaj o:
- Zasadzie, że każdy slajd powinien być samowyjaśnialny. Taki, którego rozwinięcie jest na innym slajdzie jest zły.
- Wpisaniu w stopce: nazwy projektu, dla kogo, przez kogo oraz kiedy badanie zostało zrobione, jaka była próba (podpróba), na jakie pytanie/a z kwestionariusza odpowiadają dane zamieszczone na slajdzie.
- Przekazaniu tylko jednej informacji na slajdzie.
